去年秋天一个做少儿编程培训的老板找到我们，说他的机构规模不大，三个兼职老师加四个全职员工，每年的学生大概四百多人。最头疼的事倒不是招生，而是教务管理——排课、点名、收学费、统计课时、和家长沟通，这些事情占用了教务老师大量的时间。
他说了一句话让我印象挺深："我一个月花八千招了两个教务，结果她们每天都在做Excel表格，她们的工作不是服务学生，是在服务表格。"
我们就给他上了一套轻量的管理系统，核心功能就三个模块：排课、课时统计、家校互动。整个项目从沟通到上线用了不到三周。效果比预期的还要好。
排课这块原来是最耗时的。每周教务要把所有老师的时间、教室的空闲情况、每个班的上课时间全部对齐，光排一个表就得半天，遇到请假调课改动很大。系统里做了个可视化排课表，老师的时间段和教室的占用情况一目了然。碰到冲突系统会自动提示，不用人工去挨个核对。排课效率提升了大概百分之七十。
课时统计是很多培训机构容易出纠纷的地方。学生缴了费上了多少节课还剩多少节，家长经常和机构对不上账。以前靠教务手动记录，每个月底和财务对账，差了就得翻几个月的历史记录。现在学生每次上课刷卡或者签到，系统自动记一次课时。家长手机上能实时看到剩余课时，再也不用来问"我家孩子还有多少节课"。这个功能虽然不大，但家长满意度直接上了一个台阶。
家校互动功能我们也做了个小程序端。上课提醒、课后点评、作业通知、续费提醒，全部自动推送到家长微信上。原来教务每天下班前要花一个多小时给家长逐个发微信或者打电话，现在系统自动走掉了。这个机构现在教务从四个人减到了两个人，不是辞退的——是原有的两个同事转去做教学运营了，做的事情更有价值。
小机构没必要一上来就上几十万的系统。找准最痛的一两个点，花一两万块钱先解决掉，一年省下来的人力成本就能把系统的钱赚回来了。